Les étudiants de l'Université pour Stranieri di Perugia inscrits à un cursus de licence, de master ou de doctorat peuvent effectuer une période de stage ou de formation pratique dans une entreprise, une université, un centre de recherche ou de formation, un organisme ou un institut (à l’exception des institutions européennes ou des organisations qui gèrent des programmes européens) dans l’un des pays énumérés dans l’avis de sélection, grâce à l’action Erasmus+ SMT (Mobilité de stage) du programme Erasmus+, et bénéficier d’une aide financière.
La mobilité Erasmus+ SMT : qui, où, comment et quand
L’accès à la mobilité suppose l’inscription, pour l’année académique de référence relative à la mobilité, à l’un des cycles d’études suivants auprès de l’Università per Stranieri :
- Licence de premier cycle
- Master
- Doctorat
Le stage peut être effectué dans les douze mois suivant l’obtention du diplôme, à condition que la candidature soit soumise avant la date d’obtention du diplôme.
Il est possible d’activer deux types distincts de mobilité :
- la mobilité Erasmus dite “Long mobility” a une durée minimale de 2 mois (60 jours) et maximale de 12 mois (360 jours). À l'Università per Stranieri di Perugia, ce type de mobilité est accessible à toutes les catégories de bénéficiaires
- la mobilité Erasmus dite “Short mobility” a une durée minimale de 5 jours et maximale de 30 jours. À l'Università per Stranieri di Perugia, ce type de mobilité est réservé uniquement aux doctorants
Les activités que vous pourrez effectuer en mobilité devront être étroitement liées aux objectifs pédagogiques de votre parcours académique. Dans ces limites, et en stricte conformité avec ce qui sera prévu par votre Learning Agreement, pendant la mobilité Erasmus à des fins de stage, il vous sera possible d’effectuer :
- un stage curriculaire
- un stage volontaire ou post-diplôme
Compte tenu de l’importance d’effectuer une mobilité internationale de qualité visant à réaliser l’activité auprès de l’organisme d’accueil, il ne vous sera pas permis, pendant la période de mobilité, sous peine d’annulation de la mobilité et de restitution de la bourse de mobilité :
- de suivre des cours et de passer des examens à l’Università per Stranieri di Perugia
- d’obtenir votre diplôme à l’Università per Stranieri di Perugia
Les pays où il est possible d’effectuer une période de mobilité sont spécifiquement indiqués dans chaque Appel à candidatures.Il n’est pas possible d’effectuer une mobilité vers d’autres pays ou destinations.
Actuellement, pour les Appels et Avis relevant de l’action KA131, les pays de destination possibles sont :
- Pays du programme, comprenant : les États membres de l’Union européenne, les pays de l’Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège), les pays candidats à l’adhésion à l’UE (Turquie, Serbie et République de Macédoine du Nord)
- Pays partenaires, dont la liste détaillée est disponible à l’adresse suivante : https://erasmus-plus.ec.europa.eu/programme-guide/part-a/eligible-countries
L’attribution d’un flux de mobilité est généralement associée à la délivrance d’une bourse de soutien. Le montant de cette bourse dépend d’un grand nombre de variables (notamment : distance kilométrique, pays de destination, modalités de voyage, situations d’égalité des chances), et consiste habituellement dans la somme :
- d’une contribution principale provenant de fonds de l’Union européenne
- d’une contribution additionnelle de fonds de l’Union européenne destinée aux étudiants en situation de "moindres opportunités"
- d’autres contributions provenant de fonds du Ministère de l’Université et de la Recherche
- d’autres contributions provenant de fonds de l’Agenzia per il Diritto allo Studio Universitario dell'Umbria
Une indication plus précise sur la détermination des montants est disponible dans les appels à candidature pour les mobilités.
Pour une première orientation, il peut être utile de savoir qu’en ce qui concerne la contribution principale :
- en règle générale, la contribution sur fonds de l’Union européenne t’est versée à hauteur de 80 % du montant total à ton arrivée à destination, le solde étant payé à ton retour ;
- les montants pour une mobilité de type "long séjour" peuvent être :
- pour le voyage, de minimum 28,00 à maximum 1 735,00 euros
- pour le séjour, de minimum 500,00 à maximum 550,00 euros par mois
Les périodes éligibles pour la réalisation de la mobilité Erasmus+ SMT sont définies dans les appels/avis de sélection.
Que faut-il faire pour activer une mobilité ?
Pour l’attribution de chaque type de mobilité, une procédure de sélection est requise. À cette fin :
- l’Université pour Étrangers de Pérouse publie chaque année un appel à candidatures, invitant les personnes intéressées à soumettre leur demande via la plateforme ProErasmus, dans le délai imparti
- une commission évalue les dossiers et établit un classement de mérite, qui est ensuite approuvé par un décret du Recteur attribuant les destinations demandées
La première étape consiste à trouver par vos propres moyens un organisme prêt à vous accueillir en tant que stagiaire, en général par le biais de contacts directs via la messagerie institutionnelle. Les Appels/Annonces de sélection détaillent la typologie des organismes d’accueil admissibles.
Une fois que vous avez identifié une destination d’intérêt et obtenu la disponibilité à accueillir l’activité de stage, il sera nécessaire d’obtenir une “lettre d’acceptation”, pour laquelle un modèle à utiliser est fourni ci-dessous.
Pour présenter votre candidature à l’organisme identifié, il sera préalablement nécessaire de préparer :
- votre CV, généralement rédigé au format européen (https://europass.europa.eu/fr/create-europass-cv);
- une lettre de motivation (https://europass.europa.eu/fr/create-europass-cover-letter)
Pour l’identification d’un organisme d’accueil, il est possible de :
- consulter la liste des organismes qui ont déjà accueilli des mobilités SMT (IMPORTANT : la possibilité d’effectuer une mobilité vers l’une de ces destinations devra être préalablement vérifiée par l’étudiant/e concerné/e par contacts directs avec le référent correspondant)
- contacter le tuteur mobilité de votre formation
- consulter des sites internet pour la recherche de stages à l’étranger, parmi lesquels :
https://www.scambieuropei.info/category/partire/stage
Lors de la prise de contact avec l'organisme d'accueil sélectionné, il te reviendra de vérifier la langue de travail à utiliser pour le stage ainsi que de t'assurer que tu possèdes les compétences linguistiques minimales requises.
Avant de participer à la sélection, vous devrez avoir déjà finalisé votre projet de formation.
Pour élaborer votre projet de formation, vous devrez utiliser l’application ProErasmus, qui vous demandera de saisir les informations obligatoires suivantes, étape par étape :
les détails concernant l’organisme d’accueil proposé, à savoir :
- dénomination légale
- pays d’accueil
- adresse légale
- site web
- nom et prénom de la personne de contact
- adresse e-mail et numéro de téléphone de la personne de contact
les détails relatifs au stage proposé, comprenant :
- une brève description de la destination proposée
- une description des activités de formation prévues pendant la mobilité
- une description des motivations en lien avec le choix de la destination, en relation avec votre parcours académique
- Knowledge, skills and competences à acquérir pendant la mobilité
la typologie du stage proposé, parmi :
- curriculaire
- volontaire
- post-diplôme
la durée du stage proposé, la période de réalisation et le nombre total d’heures d’activité
Votre projet de formation sera examiné par votre tuteur de mobilité qui – dans le respect des délais indiqués dans l’Appel – pourra :
- l’approuver, vous permettant ainsi de déposer votre candidature pour cette destination spécifique
- demander une modification
- la refuser en motivant sa décision, auquel cas vous pourrez en élaborer une nouvelle si vous le souhaitez
Vous pouvez soumettre une candidature pour un Appel ou un Avis de mobilité via l’application ProErasmus, à laquelle vous pouvez accéder avec vos identifiants institutionnels universitaires.
Une fois dans l’espace dédié de ProErasmus, vous pourrez compléter la proposition de formation approuvée par votre tuteur, en autorisant l’envoi de la candidature :
- en joignant votre curriculum vitae
- en joignant la lettre d’acceptation signée par l’organisme d’accueil proposé
Vous recevrez un e-mail confirmant l’achèvement correct de la procédure, avec indication du numéro de protocole attribué.
Vous recevrez ensuite un e-mail lorsque la procédure de sélection sera terminée, pour vous informer du résultat vous concernant.
Que dois-je faire après l'attribution de la mobilité ?
Après avoir obtenu l'attribution d'une mobilité, vous devez veiller à compléter un Learning Agreement, qui définit le programme de formation à suivre à l'étranger et garantit la reconnaissance des crédits éventuellement acquis (ECTS).
Pour ce faire, vous devez :
- télécharger et remplir le document intitulé "Learning Agreement Before the Mobility" en utilisant le modèle téléchargeable ci-dessous
- téléverser ensuite dans ProErasmus (Phase C -> Fonction C) le modèle complété et signé, en autorisant l'envoi à votre tuteur de mobilité et au délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
- attendre la notification par e-mail du résultat de l'évaluation du document ; en cas d'avis favorable, vous pourrez signer votre proposition de Learning Agreement approuvée, l'envoyer à l'établissement d'accueil pour signature par les personnes compétentes, puis la renvoyer au Service Erasmus et mobilité internationale à l'adresse erasmus@unistrapg.it
Si la procédure décrite donne un résultat négatif, l'attribution de la mobilité sera annulée.
Une fois que votre Learning Agreement aura été finalisé, vous pourrez accéder, via l’application ProErasmus, à la compilation de l’accord financier de mobilité, étape indispensable pour recevoir la bourse de mobilité.
Vous devrez ensuite :
- accéder à la Phase C « Gestion de la mobilité » dans ProErasmus, puis à la Fonction D « accord financier »
- renseigner dans l’assistant les informations requises (type de voyage : ordinaire ou vert ; et coordonnées bancaires), puis valider l’envoi au Service Erasmus et mobilité internationale
- attendre une notification par e-mail confirmant la validation formelle de l’accord
- télécharger, signer et recharger dans la procédure l’accord, puis activer l’envoi au représentant légal de l’Université pour signature
- attendre une notification par e-mail confirmant la finalisation de l’accord financier
Une fois finalisés le Learning Agreement et l'accord financier, il est dans votre intérêt de procéder dès que possible :
- à la vérification des services relatifs à l’assistance sanitaire à l’étranger, en souscrivant une assurance si nécessaire
- à la vérification des procédures d’entrée et d’enregistrement dans le pays d’accueil (ex. visa d’entrée pour les étudiants non communautaires)
- à la recherche d’un logement (en ayant éventuellement recours aux services proposés par l’université d’accueil)
- à l’achat du billet de voyage
Comment dois-je gérer la période de mobilité ?
Au début de la mobilité, il sera de ta responsabilité de :
- obtenir l’attestation de début de stage/de stage pratique, en utilisant le modèle proposé ci-dessous
- envoyer ladite attestation de début de stage/de stage pratique par courrier électronique à l’adresse erasmus@unistrapg.it
Le non-respect de ces instructions entraînera l’impossibilité de procéder au versement de l’avance de la contribution à la mobilité à laquelle tu as droit.
Pendant la mobilité, pour chaque mois de séjour, vous devrez remplir un registre quotidien des signatures de présence.
Le registre :
- devra être vérifié et signé par le référent mobilité de l’établissement d’accueil dans la section appropriée
- pourra être demandé à tout moment par le service Erasmus et mobilité internationale pour vérifier le bon déroulement de la mobilité
- devra être remis à la fin de la mobilité
Il peut arriver que, pour diverses raisons, tu considères nécessaire d’apporter des modifications à ton Learning Agreement au cours de ta mobilité. Cela est possible, uniquement pour les mobilités dites “longues”, et seulement durant les 30 premiers jours suivant la date de début de la mobilité.
Pour ce faire, tu devras :
- prendre contact de manière informelle avec ton tuteur de mobilité ainsi qu’avec le référent de l’organisme d’accueil, afin de t’assurer de la pertinence de ta démarche
- télécharger le formulaire spécifique intitulé "Learning Agreement during the mobility" que tu trouveras ci-dessous
- compléter le formulaire, le signer, le scanner et le télécharger sur ProErasmus via la fonction dédiée (Phase C - Fonction C), en autorisant son envoi à ton tuteur de mobilité et au Délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
- attendre de recevoir par e-mail le résultat de l’évaluation du document, qui, en cas d’issue favorable, te permettra de signer ta proposition de Learning Agreement During the Mobility approuvée, de l’envoyer à l’organisme d’accueil pour qu’elle soit signée par la personne compétente, puis renvoyée au Service Erasmus et mobilité internationale à l’adresse erasmus@unistrapg.it
La prolongation, accessible uniquement aux bénéficiaires de mobilité de type dit « long », doit être demandée au moins 30 jours avant la date de fin initialement prévue.
Pour ce faire, vous devrez :
- contacter de manière informelle votre tuteur de mobilité ainsi que le référent de l’organisme d’accueil, afin de vérifier la pertinence de votre démarche
- télécharger le formulaire papier intitulé « demande de prolongation »
- compléter le formulaire, le signer, le scanner et le télécharger dans ProErasmus via la fonction dédiée (Phase C - Fonction C), en autorisant son envoi à votre tuteur de mobilité et au Délégué du Recteur pour le programme Erasmus+ et la mobilité internationale
- attendre la notification du résultat de l’évaluation du document par e-mail ; en cas d’avis favorable, vous pourrez signer votre proposition de Learning Agreement During the Mobility approuvée, l’envoyer à l’organisme d’accueil afin qu’elle soit signée par la personne compétente, puis la renvoyer au Service Erasmus et mobilité internationale à l’adresse erasmus@unistrapg.it
À la fin de la mobilité, il te reviendra de télécharger dans la procédure numérique ProErasmus (Phase C -> Fonction E) :
- le document « Learning Agreement After the Mobility » qui devra être signé et si possible tamponné par le/la responsable de l’organisme d’accueil et indiquer les dates effectives de la période de mobilité
- le registre de présence
- une copie du Rapport narratif « EU SURVEY », qui devra être rédigé dans les délais indiqués dans les communications reçues par la plateforme Beneficiary Module
La reconnaissance de la mobilité et le paiement du solde éventuel de la contribution seront suspendus jusqu’à l’accomplissement de ce qui précède. Si, dans le délai imparti par l’Administration, la documentation requise n’est pas produite, l’annulation de la mobilité sera prononcée avec obligation de remboursement des sommes perçues.
Learning Agreement After the Mobility
REMARQUE : si l’appel à candidature prévoit le remboursement des jours de voyage, tu devras envoyer par e-mail à erasmus@unistrapg.it le formulaire ci-dessous, en joignant une copie des justificatifs de voyage et une copie d’une pièce d’identité.
Le modèle “Learning Agreement After the Mobility” délivré par l’établissement d’accueil constitue la condition préalable pour pouvoir solliciter la validation des activités réalisées en mobilité. À cette fin, tu dois :
- télécharger, remplir et signer le formulaire spécifique de demande de validation
- téléverser dans ProErasmus (Phase C - Fonction E) le formulaire de demande de validation, dûment signé et converti au format .pdf
- attendre le résultat de l’évaluation effectuée par le Délégué du Recteur pour la mobilité Erasmus+, qui, si positive, entraînera l’enregistrement des activités validées dans ton parcours étudiant
Informations et liens utiles
Chaque Département désigne pour chaque Cours un enseignant référent ayant le titre de « tuteur de mobilité », chargé de :
- la coordination, au sein du Cours concerné, des activités liées aux programmes de mobilité
- l’orientation concernant l’offre d’enseignement et de formation des établissements d’accueil
- l’assistance dans la préparation du plan des activités pédagogiques ou formatives à réaliser auprès de l’organisme d’accueil
Le personnel du Service Erasmus et Mobilité internationale, en collaboration avec le délégué du recteur pour la mobilité, organise généralement :
- des séminaires consacrés à la présentation des appels à la mobilité
- un séminaire d’orientation, destiné aux bénéficiaires des flux de mobilité Erasmus, au cours duquel toutes les étapes nécessaires au bon accomplissement des procédures de candidature sont expliquées
- sur demande des bénéficiaires, une réunion d’orientation pré-départ (check), au cours de laquelle toutes les étapes nécessaires à l’organisation et à la gestion correcte des procédures liées à la mobilité, ainsi que l’utilisation de la documentation correspondante, sont expliquées
La date des séminaires est communiquée aux étudiants par e-mail.
Le soutien linguistique en ligne (Online Linguistic Support, OLS) est un outil conçu pour aider les participants au programme Erasmus+ à améliorer leur maîtrise de la langue dans laquelle ils seront amenés à étudier à l’étranger, afin de profiter pleinement de cette expérience.
Les participants qui souhaitent renforcer leurs compétences linguistiques peuvent suivre des cours de langue en ligne avant et pendant leur séjour à l’étranger.
L’accès au cours de langue comprend un large éventail d’activités interactives et personnalisées. Les participants peuvent suivre des cours dans n’importe quelle langue proposée par le service de soutien linguistique, sans aucune limite quant au nombre de langues choisies ou d’unités d’apprentissage.