Università per Stranieri di Perugia
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Confidentialité et protection des données personnelles

L’Université pour étrangers de Pérouse reconnaît l’importance de la protection des données à caractère personnel et, en sa qualité de responsable du traitement, s’engage à les traiter de manière appropriée et transparente à l’égard de la personne concernée, c’est-à-dire la personne à laquelle ces données personnelles se réfèrent.

Les notes d’information constituent l’un des outils de cette transparence car elles offrent un cadre complet des traitements, des finalités poursuivies et des modalités selon lesquelles ils sont réalisés : lors de l’introduction de nouveaux services ou objectifs, elles sont actualisées ; c’est pourquoi nous invitons à lire régulièrement les notices publiées dans cette section.

Il est important de savoir que l’Université pour étrangers de Pérouse, ci-après dénommée « Université », instituée par décret royal-loi du 29 octobre 1925, n° 1965, est un établissement public d’enseignement supérieur doté d’un statut spécial conformément à la loi du 17 février 1992, n° 204. Elle promeut et organise des activités de formation et de recherche scientifique visant à la connaissance et à la diffusion de la langue, de la culture et de la civilisation italiennes, au dialogue interculturel, à la communication et à la coopération internationale, en lien avec le territoire et ses institutions représentatives, ainsi qu’avec les institutions nationales et internationales poursuivant des objectifs similaires (art. 1 des Statuts) ; elle est assimilée aux administrations publiques dans l’exercice de ses fonctions (art. 1, alinéa 2, du décret législatif du 30 mars 2001, n° 165).

Pour ces raisons, les traitements qu’elle effectue peuvent être, conformément à l’art. 6 paragraphe 1 du Règlement général sur la protection des données « Règlement UE 679/2016 » ou RGPD :

  • des traitements nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à sa demande (lettre b)
  • des traitements pour obligations légales (lettre c)
  • des traitements pour des motifs d’intérêt public (lettre e)
  • des traitements pour l’intérêt légitime de l’Université, sous réserve que ne prévalent pas les intérêts, droits et libertés fondamentaux de la personne concernée, en particulier si elle est mineure (lettre f)

Si ces bases juridiques ne s’appliquent pas, y compris en vertu de règlements ou d’appels à candidatures de l’Université, le traitement des données ne peut être effectué qu’avec le consentement de la personne concernée (art. 6, par. 1.a). À titre exceptionnel, en cas d’urgences particulières, l’Université pourrait traiter les données personnelles ainsi acquises pour la sauvegarde de la personne concernée ou d’une autre personne physique (art. 6, par. 1.d).

Utilisation de systèmes d'intelligence artificielle

Dans le cadre de certains services institutionnels, administratifs, pédagogiques et d’information, l’Université utilise des systèmes d’intelligence artificielle.

L’utilisation de ces technologies s’effectue dans le respect de la législation en matière de protection des données personnelles et selon des principes de transparence, de sécurité, de minimisation des données et de supervision humaine.

Pour découvrir les principaux systèmes utilisés par l’Université, leurs finalités et les mesures adoptées, consultez la section Intelligence artificielle à l’Università per Stranieri di Perugia.

Principaux traitements effectués par l'Université pour étrangers de Pérouse

  • Traitement visant à l’orientation universitaire (également destiné aux mineurs)
  • Traitement lié à l’administration des tests d’admission ou à la vérification des conditions d’accès
  • Traitement destiné à la gestion du parcours de formation et de la carrière académique (de l’inscription à la délivrance du diplôme, incluant l’organisation pédagogique, les actes administratifs, la gestion des frais et des remboursements)
  • Traitement visant à la diffusion du mémoire final ou d’éléments associés
  • Traitement destiné à la fourniture de services et prestations au titre du droit aux études
  • Traitement destiné à l’organisation des stages curriculaires et extra-curriculaires
  • Traitement lié à des activités de recherche auxquelles l’intéressé participe
  • Traitement destiné aux activités d’insertion professionnelle (job placement)
  • Traitement visant à la réalisation d’enquêtes statistiques et à l’évaluation de l’offre pédagogique
  • Traitement destiné aux services de tutorat, d’assistance et d’inclusion sociale
  • Traitement destiné aux activités de collecte de fonds, de communication et d’information institutionnelle, ainsi qu’au développement de la communauté
  • Traitement relatif à la gestion de l’électorat actif et passif pour les instances représentatives de l’université
  • Traitement aux fins de la sécurité dans les locaux universitaires et de la gestion des assurances
  • Traitements transversaux ou associés à des activités transversales (détaillées ci-après)

  • Traitement des données destiné à la gestion des concours et des sélections
  • Traitement des données destiné à la gestion de la relation de travail
  • Traitement des données personnelles à des fins de formation et de développement professionnel
  • Traitement des données personnelles pour la gestion de l’offre de formation et l’attribution des charges
  • Traitement des données personnelles nécessaire à la gestion des projets de recherche
  • Traitement des données personnelles afin d’assurer le suivi et l’évaluation de la recherche
  • Traitement des données personnelles dans le cadre d’activités de transfert technologique
  • Traitement nécessaire pour les politiques de bien-être et pour l’accès aux avantages
  • Traitements pour la santé et la sécurité des personnes sur les lieux de travail
  • Traitement des données personnelles dans le cadre de la fourniture du service de téléphonie fixe et mobile
  • Traitement des données pour l’évaluation du personnel
  • Traitement des données relatif aux procédures disciplinaires
  • Traitements transversaux ou liés à des activités transversales (indiqués ci-dessous)

  • Traitement des données dans le cadre de la gestion des espaces, y compris par des systèmes de vidéosurveillance
  • Traitement des données personnelles pour la gestion des postes de travail, l'accès et l'utilisation des services de l'université, y compris les services en ligne
  • Traitement pour les activités de gestion des organes et fonctions institutionnelles
  • Traitement pour la gestion des accidents
  • Traitement pour l'utilisation des services des bibliothèques
  • Traitement des données dans le cadre des services de protocole et de conservation documentaire
  • Traitement à des fins d'achat de biens et services, de conclusion de contrats, de recouvrement de créances, de gestion du contentieux
  • Traitement des données dans le cadre des services de messagerie électronique et des outils de collaboration
  • Traitement des données personnelles dans le cadre de la fourniture fédérée de services

Informations complémentaires

Les données collectées seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités de la collecte et conformément aux dispositions prévues par la législation en vigueur ou par les règlements de l’Université.

Il est notamment précisé que les données personnelles relatives au parcours universitaire seront conservées sans limitation de durée, compte tenu des obligations de conservation et d’archivage imposées par la législation en vigueur.

Le règlement reconnaît de nombreux droits à la personne concernée par les données :

  • droit d'accès aux données personnelles
  • droit de rectification
  • dans les cas prévus par la loi et en l'absence d'intérêts légitimes prépondérants de l’Université, droit à l'effacement des données (dit « droit à l’oubli »)
  • dans les cas prévus par la loi, droit à la limitation du traitement des données
  • dans les cas prévus par la loi et si le traitement est basé sur le consentement, droit à la portabilité des données
  • dans les cas prévus par la loi et si le traitement est basé sur le consentement, droit de s'opposer au traitement des données
  • en cas de traitement fondé sur le consentement, possibilité de le retirer à tout moment, sans préjudice de la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait

Pour exercer ces droits, il est possible d'adresser une demande au contact du Responsable du traitement, à l’adresse rettore@unistrapg.it ou, par PEC, à protocollo@pec.unistrapg.it, ainsi qu’au Délégué à la protection des données à rpd@unistrapg.it, ou encore à protocollo@pec.unistrapg.it en utilisant le formulaire dédié.

Si vous estimez qu’un traitement n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données à l’adresse rpd@unistrapg.it et/ou introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, qui, pour l’Italie, est le Garante per la protezione dei dati personali. Alternativement, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité garante de l'État membre de l’UE dans lequel vous résidez ou travaillez habituellement, ou dans le lieu où la violation présumée s’est produite.

Dans le cas de mineurs, il est nécessaire, avant de communiquer les données à l’Université, que les notices d’information soient lues attentivement avec les parents ou le tuteur légal. Les parents ou éventuels représentants légaux des utilisateurs mineurs peuvent exercer les droits conformément à ce qui est indiqué dans la section précédente.

La notice d’information, rédigée conformément à l’art. 13 du Règlement (UE) 679/2016, contient de nombreuses informations que nous présentons ci-dessous :

  1. Les données et les contacts du Responsable du traitement et du Délégué à la protection des données, qui pour l’Université de Pérouse sont les suivants :
    1. le Responsable du traitement est l’Università per Stranieri di Perugia, représentée par le Recteur en qualité de représentant légal
    2. le contact du Responsable est : rettore@unistrapg.it ou, via PEC, protocollo@pec.unistrapg.it
    3. le contact du Délégué à la protection des données est : rpd@unistrapg.it, tél. 075 57 46 1
  2. les finalités et les bases juridiques du traitement des données personnelles et l’existence éventuelle d’un intérêt légitime du Responsable
  3. la nature (personnelle/particulière) et le type de données traitées (données d’identification, coordonnées, etc.)
  4. le caractère obligatoire ou facultatif de la communication des données ainsi que les conséquences d’un refus de communication
  5. dans le cas où un consentement a été demandé pour le traitement de certaines données particulières, l’existence du droit de révoquer ce consentement ainsi que les modalités et conditions d’exercice de ce droit
  6. les modalités de traitement, y compris s’il prévoit des processus de profilage (décisions entièrement automatisées fondées sur certaines données de la personne concernée), la durée de conservation ou les critères de conservation appliqués
  7. les conditions dans lesquelles les données pourraient également être traitées par d’autres administrations ou des sociétés externes, transférées en dehors de l’Union européenne et les garanties mises en œuvre par le Responsable
  8. les droits pouvant être exercés (détaillés précédemment), les modalités et contacts pour en faire la demande, et le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données

Dans certains cas, les traitements impliquent des obligations de transmission ou d’échange de données personnelles avec d’autres administrations publiques, tandis que certains traitements sont réalisés avec le soutien de sociétés spécialisées qui agissent en tant que responsables externes du traitement : ces modalités sont également précisées dans les notices d’information.

Il est compréhensible que l’exhaustivité de la notice d’information demande du temps pour sa lecture ; c’est pourquoi, dans certains cas, une notice simplifiée est proposée, renvoyant à la version complète pour les personnes souhaitant approfondir.

Notices d’information mises à jour

(en cours de publication)

Les données personnelles pourront être traitées par le personnel technico-administratif et enseignant ou par des collaborateurs du Responsable du traitement qui, agissant sous son autorité directe, sont autorisés à effectuer le traitement ou désignés comme responsables externes, recevant à cet effet une formation et des instructions opérationnelles adéquates, en fonction des différentes activités prévues dans le cadre des traitements de leur compétence.

Les données personnelles pourront également être communiquées à d'autres administrations publiques, lorsque celles-ci doivent les traiter pour des procédures relevant de leur compétence institutionnelle. Dans certains cas, l'Université fait appel à des sociétés externes pour la prestation et la gestion de services spécifiques. Celles-ci pourront avoir connaissance des données personnelles exclusivement dans le but d'assurer la prestation demandée et seront donc qualifiées comme responsables externes du traitement, liées contractuellement au Responsable afin de garantir le traitement des données personnelles selon les modalités prévues par le RGPD.

Les données personnelles pourront également être communiquées à des autorités publiques ou à des entités privées où pourront se dérouler des activités d'enseignement, de recherche ou de stage en lien avec le parcours d'études choisi ou l'activité professionnelle, ainsi qu'aux autorités judiciaires à leur demande.

Dans le cadre d'activités de recherche ou d'enseignement, les données personnelles pourront être transférées à l'étranger vers d'autres institutions universitaires et/ou organismes de recherche, ou dans le cadre de projets de mobilité internationale. Les garanties fournies par le responsable seront conformes aux exigences fixées au Chapitre V du RGPD, aux dispositions du ministère de l'Enseignement supérieur ou à la réglementation sectorielle applicable.

Vous trouverez ci-dessous des liens vers des documents susceptibles d’intéresser ceux qui souhaitent approfondir la question du traitement des données personnelles :

Une violation de données à caractère personnel doit être considérée comme toute infraction à la sécurité des systèmes informatiques ou au traitement des données personnelles qui entraîne, de manière accidentelle ou illicite, l’accès, la destruction, la perte, la modification ou la divulgation non autorisée de données personnelles conservées, transmises ou autrement traitées par l’Université.

En cas de violation suspectée et/ou avérée des données personnelles, il est extrêmement important de s’assurer que celle-ci soit traitée immédiatement et correctement, afin de minimiser les conséquences de la violation et d’éviter qu’elle ne se reproduise. Par exemple, lorsqu’il pourrait s’agir d’accès illégitimes à la messagerie ou à des espaces réservés, l’une des mesures à adopter immédiatement consiste à changer le mot de passe d’accès à ces services.

En cas de violation avérée ou de suspicion de violation des données personnelles, il convient de remplir un formulaire à envoyer à databreach@unistrapg.it dans les plus brefs délais, en tenant compte des deux scénarios suivants :

L’utilisation du formulaire est obligatoire afin de permettre à l’Université de disposer immédiatement de l’ensemble des informations nécessaires pour évaluer de manière adéquate la situation de risque ainsi créée.

Les violations peuvent survenir pour de nombreuses raisons, parmi lesquelles :

  • perte ou vol de données ou de dispositifs (ordinateurs portables, smartphones, clés USB, ...) sur lesquels elles sont enregistrées ou rendues accessibles
  • virus, malwares ou autres attaques sur l’ordinateur de travail, le système informatique ou le réseau de l’université
  • divulgation de données confidentielles à des personnes non autorisées (par exemple, pièces jointes envoyées par erreur à un mauvais destinataire ou accessibles en raison d’une violation de la boîte mail contenant ces données)
  • perte ou vol de documents papier contenant des données personnelles confidentielles
  • accès abusif ou non autorisé aux systèmes informatiques, piratage informatique
  • bases de données utilisées dans le cadre professionnel altérées, rendues inutilisables ou détruites sans autorisation
  • violation des mesures de sécurité physique visant à protéger les archives contenant des informations confidentielles
  • compromission de la sécurité des identifiants d’accès aux services universitaires, par phishing ou connaissance par des tiers

Lorsqu’une telle violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, l’Université, en tant que Responsable du traitement, est tenue de notifier la violation à l’autorité de contrôle compétente dans un délai maximal de 72 heures à compter de sa prise de connaissance. L’Université a également l’obligation de communiquer la violation à la personne concernée conformément à l’article 34 du Règlement (UE) 679/2016.